!!! UWAGA !!! w plikach do pobrania znajdują się pytania i odpowiedzi oraz zaktualizowane Zapytanie Ofertowe. Postępowanie zostaje wydłużone do 19.10.2023 r. do godz. 19:00. !!!
Dotyczy: Organizacji wyjazdu i uczestnictwa w SPACE TECH EXPO EUROPE (Brema, Niemcy) uczestników projektu Śląskiego Klastra Lotniczego
Kod i nazwa CPV:
79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
55100000-1 Usługi hotelarskie
60100000-9 Usługi w zakresie transportu drogowego
60400000-2 Usługi transportu lotniczego
W ramach projektu: „Działania biznesowo- promocyjne na rzeczy internacjonalizacji produktów Śląskiego Klastra Lotniczego”, POIR.02.03.03-24-0002/19, w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, oś priorytetowa II: Wsparcie otoczenia i potencjału przedsiębiorstw do prowadzenia działalności B+R+I, Działanie 2.3: Proinnowacyjne usługi dla przedsiębiorstw, Poddziałanie 2.3.3 Umiędzynarodowienie Krajowych Klastrów Kluczowych
- ZAMAWIAJĄCY
Stowarzyszenie Śląski Klaster Lotniczy
z siedzibą w Kaniowie (43-512) przy ul. Stefana Kóski 43
NIP: 5472085992
REGON: 24086188
KRS: 257988
- OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zapytania ofertowego jest zorganizowanie wyjazdu i uczestnictwa w targach SPACE TECH EXPO EUROPE (Brema, Niemcy). Targi odbywają się w dniach 14-16 listopada 2023r. w obiekcie Messe Bremen (CONGRESS BREMEN - Messe Bremen, Halle 4 & 5, M3B GmbH, Findorffstrasse 101 28215 Bremen)
- ZABUDOWA I MONTAŻ STOISKA WYSTAWOWEGO
Zamówiona i opłacona przez Zamawiającego powierzchnia wynosi 48m2 (8m x 6m)
Stoisko: Hala nr 5; 4 boki otwarte (wyspa), stoisko nr G47
Montaż stoiska: termin do ustalenia z organizatorem targów
Demontaż: po zakończeniu targów 16 listopada 2023r.
Podstawowym założeniem jest prezentacja Łukasiewicz – Instytutu Lotnictwa jako nowoczesnej, innowacyjnej, kreatywnej, o wielkim potencjale organizacji badawczej, konkurencyjnej zarówno na rynku krajowym, jak i zagranicznym.
- Wykonanie i montaż stoiska z uwzględnieniem następujących wytycznych:
- stoisko łatwo identyfikowalne z marką Łukasiewicz – Instytut Lotnictwa,
- ekspozycja o charakterze otwartym, sprawiająca wrażenie lekkości i uporządkowana w logiczną całość,
- stoisko nowoczesne - zgodnie z obecnie obowiązującymi trendami zabudowy,
- czysta, przejrzysta forma,
- zastosowanie innowacyjnych systemów prezentacyjnych, takich jak: monitory plazmowe/LCD na ścianie, nowoczesne oświetlenie, którego zadaniem będzie wyeksponowanie produktów prezentowanych przez Łukasiewicz – Instytut Lotnictwa,
- kolorystyka: przy zachowaniu bieli i czerni (z elementami zieleni) wynikających z księgi znaku, wprowadzone mogą zostać elementy takie jak: np. drewno (jasne, chłodne odcienie), ewentualnie rozwiązania industrialne (metal, beton) etc.,
- podłoga: panele (Zamawiający wyklucza zastosowanie wykładziny)
- zabudowa: Zamawiający wyklucza zastosowanie konstrukcji z zastosowaniem materiału
- eksponaty prezentowane będą w sposób nowoczesny i odpowiedni do danego eksponatu umożliwiając swobodne poruszanie się na stoisku (zgodne ze specyfikacją zawartą w załączniku Zał.6_Eksponaty_specyfikacja:
o podesty: zindywidualizowane, wykonane na miarę (np. płyta MDF), w odpowiedniej wysokości (dostosowane w wymiarów eksponatów), umożliwiające wygodne oglądanie eksponatu przez zwiedzających, podświetlane,
o przeszklone, zindywidualizowane witryny stanowiące element zabudowy w ścianie stoiska, podświetlane. Witryny ze szklanymi półkami i zamykanymi na klucz szklanymi drzwiami.
o prezentacja eksponatów powinna być zaplanowana w jednym miejscu / ciągu by były widoczne dla obsługi stosika z każdej części.
Na ścianach zabudowy znajdzie się miejsce na logotyp Łukasiewicz - Instytutu Lotnictwa w języku angielskim. Ponadto w sposób widoczny, nowoczesny i atrakcyjny zostaną wkomponowane hasła informujące o ofercie Instytutu,
- Component Development
- Green Thrusters and Engines
- Electromagnetic and Pyrotechnical Valves
- Space Debris Mitigation
- Testing Services
- Environmental Testing
- Propulsion testing
- In-flight testing
- Advanced Manufacturing and Materials
- Additive Manufacturing
- Composite Structures
- Material and Structures’ Testing
Finalne nazwy eksponatów zostaną potwierdzone w terminie 14 dni przed datą rozpoczęcia targów.
- Wymagane wyposażenie stoiska:
- stoisko będzie posiadać punkt informacyjny (recepcja), nie większy jak 1,5m długości wyposażony w zamykaną (na klucz) szafkę, dostęp do prądu oraz 2 krzesła typu hoker,
- na stoisku zawieszony zostanie (na ścianie zabudowy) monitor plazmowy/LCD wielkości 65” do prezentacji filmów promocyjnych (dostęp USB),
- miejsce na ekspozycję ulotek: każdy z eksponatów z Zał.6_Eksponaty_specyfikacja będzie miał dedykowaną kartę produktową w formancie A4, tym samym przy każdym z nich powinno znaleźć się miejsce na zaprezentowanie tejże karty produktowej; ponadto 2 wolnostojące ekspozytory na foldery w formacie A4 (każdy po min. 4 kieszenie),
- podpisy eksponatów (tabliczki z nazwą w j. angielskim),
- stoisko zawierać będzie jedną salę konferencyjną: pomieszczenie zamykane (na klucz), wyposażone w stoisko zawierać będzie jedną salę konferencyjną: pomieszczenie zamykane (na klucz), wyposażone w oświetlenie (nie dające ciepła), 1 stół konferencyjny (6-osobowy), 6 krzeseł, monitor plazmowy/LCD do 55” z dostępem USB i HDMI, wieszak, kosz na śmieci, zamykaną szafkę na rzeczy osobiste,
- na stoisku wygospodarowana zostanie dodatkowa przestrzeń do spotkań, otwarta: 2 stoły z 3 krzesłami,
- wszystkie meble i inne elementy wyposażenia muszą być w bardzo dobrym stanie technicznym, nowe lub nie noszące śladów uszkodzeń, wykończone estetycznie, czyste,
- stoisko posiadać będzie zamykane (na klucz) pomieszczenie gospodarcze: magazyn na materiały reklamowe z zapleczem kuchennym - zlew z podłączeniem do wody i odpływem, roboczy blat, kosz na śmieci, czajnik bezprzewodowy, ekspres do kawy (kawa ziarnista, spieniacz do mleka), zastawa jednorazowa (kubki do napojów gorących 400ml – 100 szt., kubki do napojów zimnych 250ml – 100 sztuk, łyżeczki – 100 szt.), lodówka z zamrażarką (do 85cm wysokości); półki / regały systemowe do przechowywania materiałów marketingowych i zastawy,
- sala konferencyjna oraz pomieszczenie gospodarcze zlokalizowane obok siebie, w bocznej części stoiska, aby pozostała, otwarta część stoiska stanowiła jedną, spójna część.
oferent zapewni wyposażanie kuchni w artykuły spożywcze: mleko 2% w kartonie (12 kartonów 0,5l), cukier biały porcjowany w saszetkach (100 sztuk saszetek), przekąski: słone paluszki, 300g – 2 opakowania; delicje pomarańczowe: 4 opakowania pojedyncze, praliny kokosowe 230g: 2 opakowania, cukierki czekoladowe w indywidualnych opakowaniach łącznie do 500g; woda gazowana (butelka 0,3l – 50 sztuk), woda niegazowana (butelka 0,3l – 80 sztuk), woda niegazowana (2x5L – baniak)
- oferent zapewni artykuły potrzebne do utrzymania czystości stoiska (czyszczenie powierzchni wystawienniczych i mebli) – uniwersalny środek czyszczący w sprayu (1szt.), ręcznik papierowy (4 rolki), płyn do zmywania naczyń (0,5l), gąbki do zmywania naczyń (2 szt., worki na śmieci (35l).
- WIZUALIZACJA PROJEKTU STOISKA
Oferent wraz z ofertą przedstawi wizualizacje zabudowy stoiska wystawowego w minimum 6 widokach z uwzględnieniem wszystkich eksponatów w skali wraz ze szczegółowym opisem wykorzystanych technologii w zabudowie oraz ich wymiarów, oraz usytuowaniem stosika w hali.
III. WYKONANIE STOISKA
- Oferent ma za zadanie przeprowadzenie całej procedury technicznej z organizatorem targów lub przekazanie niezbędnej dokumentacji w celu realizacji stoiska (np. wskazanie zapotrzebowania na prąd, technicznego projektu stoiska zgodnie z wymogami organizatora targów).
- Oferent odpowiada za porządek w trakcie wykonywania montażu i demontażu stoiska, zapewnia wykwalifikowany personel, w szczególności: osoby posiadające wymagane uprawnienia oraz elektryków posiadających aktualne świadectwa kwalifikacyjne. Oferent ponosi koszty wywozu elementów stoiska / ich utylizacji, sprzątania itp., odpowiada za organizację pracy zgodnie z przepisami BHP.
- Oferent samodzielnie zgłasza dane osobowe ekipy budowalnej oraz pojazdów (na swój koszt) na czas trwania montażu i demontażu stoiska targowego.
- Oferent zobowiązuje się do przekazania gotowego stoiska przedstawicielowi Zamawiającego nie później niż w dniu 13 listopada 2023r. do godz. 13:00.
- OBSŁUGA STOISKA
- Wykonawca w trakcie trwania Wydarzenia zapewnia kompleksową obsługę techniczną i logistyczną na stoisku. W szczególności Wykonawca zapewni prawidłowe funkcjonowanie elementów wyposażenia stoiska i jego infrastruktury (w szczególności zabudowy, wyposażenia, sprzętu elektronicznego, wiązki elektrycznej, punktów świetlnych itp.).
- Wykonawca zapewnieni co najmniej jedną osobę - opiekuna targów, tj.: osobę odpowiedzialną za kontakt z Zamawiającym na wszystkich etapach realizacji Umowy.
Zakres zadań opiekuna targów, w szczególności:
- odpowiada za kontakt z Organizatorem Targów, w zakresie, o którym mowa w pkt. III.
- odpowiada za prawidłowy montaż zabudowy stoiska targowego i wyposażenia targowego, a także eksponatów,
- dbałość o prawidłowe funkcjonowanie stoiska w trakcie Wydarzenia,
- odpowiada za usuwanie wszelkich wad i usterek w przeciągu 1 godziny od zgłoszenia usterki przez Zamawiającego, które powstaną lub ujawnią się w trakcie użytkowania stoiska, w sposób niekolidujący z funkcjonowaniem stoiska podczas Wydarzenia,
- odpowiada za prawidłowy demontaż stoiska po zakończeniu Wydarzenia oraz przywrócenie miejsca do stanu pierwotnego.
- USŁUGA TRANSPORTU OSÓB (3 osoby):
- Zapewnienie przelotów tam i z powrotem na trasach:
Warszawa (Lotnisko Chopina) – Brema (Niemcy) – przylot w dniu 13.11.2023r., wylot w dniu 16.11.2023r.
Oferent zapewni bilety lotnicze z opcją zwrotu, gdzie maksymalny czas trwania podróży nie przekroczy 5 godz. Zamawiający przedstawi Oferentowi ostateczną listę (imienną) uczestników wyjazdu nie później niż 10 dni przed terminem wyjazdu. Bilety w klasie ekonomicznej, cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie opłaty lotniskowe, bagażowe, manipulacyjne i inne przewidziane przez Wykonawcę. Każdy z uczestników może zabrać bagaż podręczny oraz rejestrowany zgodnie z limitem danego przewoźnika, z którego usług będzie korzystać Wykonawca. Wykonawca jest zobowiązany do zakupu i dostarczenia biletów w terminie do 7 dni poprzedzających planowany termin wylotu, bezpośrednio do siedziby Zamawiającego osobiście, drogą pocztową lub elektroniczną.
- USŁUGA TRANSPORTU ZASOBÓW
- Zapewnienie i opłacenie transportu wyposażenia targowego w tym eksponatów i materiałów marketingowych z siedziby firmy znajdującej się pod adresem: al. Krakowska 110/114, 02-256 Warszawa; waga i wymiary eksponatów uwzględnione zostały w Zał.6_Eksponaty_specyfikacja) i z powrotem.
- Oferent zapewnia także na swój koszt załadunek wyposażania targowego w siedzibie Zamawiającego znajdującej się w Warszawie przy al. Krakowskiej 110/114 oraz rozładunek w miejscu Wydarzenia.
- Oferent ustali z Zamawiającym, z co najmniej 1 tygodniowym wyprzedzeniem termin transportu (przed Wydarzeniem). Najpóźniej w dniu załadunku Zamawiający przekaże Oferentowi informacje w zakresie rozmieszczenia, montażu i instalacji eksponatów tj. które eksponaty będzie montował i instalował Wykonawca, a które Zamawiający; będzie również część eksponatów przy, których montażu i instalacji Zamawiający będzie tylko asystował Oferentowi.
- Zapewnienie i opłacenie przechowania wyposażenia targowego, w tym eksponatów, w przypadku wcześniejszego dostarczenia materiałów do miejsca docelowego.
- Zapewnienie i opłacenie przechowania wyposażenia targowego, w tym eksponatów, w przypadku opóźnienia odbioru materiałów z miejsca, w którym odbywają się targi.
- Zapewnienie magazynowania opakowań, skrzyń transportowych wykorzystywanych do transportu eksponatów podczas trwania targów.